MENTIONS LÉGALES

CONDITIONS GENERALES DE PRESTATIONS DE SERVICES
DOMAINE MELCHIOR PHILIBERT

(Association Club Melchior)

 

 

Généralités sur les conditions de Prestations de Services

 

L’Association CLUB MELCHIOR a pour activité la mise à disposition de salles de réunion, d’un théâtre et de salles de réception pour des besoins ponctuels d’organisation de réunions, réceptions ou autres événements à caractère professionnel.

 

Article 1 : Application des Conditions Générales de Prestations de Services

Les présentes Conditions Générales s’appliquent à toutes les Prestations de Services liées à l’organisation d’événements organisés au Domaine Melchior Philibert à Charly (Route de l’Eglise - 69390) sous la gestion de l’Association CLUB MELCHIOR. Ces conditions Générales de Prestations de Services sont adressées au CLIENT en même temps que le devis, pour lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique donc de la part du CLIENT l’adhésion entière et sans réserve aux présentes conditions.

Sous réserve des lois et règlements en vigueur, les présentes conditions générales prévalent sur toutes autres conditions contraires sauf stipulations particulières expressément convenues entre l’Association CLUB MELCHIOR et le CLIENT.

Les relations entre les parties au titre des Prestations de Services sont régies par :

– le devis établi par CLUB MELCHIOR et accepté par le Client ;

– le bon de commande signé par le Client ;

– les présentes Conditions Générales de Prestations de Services.

En cas de contradiction entre l’une quelconque des stipulations figurant dans les documents susvisés, il est expressément convenu que ces derniers prévaudront les uns sur les autres selon l’ordre de priorité ci-dessus.

L’ensemble de ces documents constitue « LE CONTRAT ».

 

Article 2 : Commande/Devis

Toutes les offres de l’Association CLUB MELCHIOR font l’objet d’un devis écrit communiqué au CLIENT, sur la base des besoins qui auront été préalablement exprimés précisément par ce dernier (nombre de participants, nombre de pièces, horaires etc…). Le délai de validité des offres est limité à 30 jours à compter de leur date d’émission.

L’acceptation du devis par le Client entraine l’établissement d’un bon de commande reprenant le détail des prestations de services et du prix correspondant et qu’il appartient au Client, après validation par ses soins des conditions de l’opération qui y sont visées, de retourner à CLUB MELCHIOR daté et signé. Les commandes doivent être confirmées par le retour du bon de commande et des présentes Conditions Générales de Prestation de services, respectivement datés et signés par le Client.

 

 

Article 3 : Prestations supplémentaires

Toute prestation non prévue dans le devis devra faire l’objet d’un engagement complémentaire signé par le CLIENT. Toutes prestations complémentaires au devis demandées par le CLIENT, et acceptées par l’Association, feront l’objet d’une facturation supplémentaire. Il est précisé que l’Association CLUB MELCHIOR peut, pour des raisons matérielles ou des contraintes de délais, refuser un engagement nouveau qui lui serait demandé moins de 5 jours ouvrables avant la date de début de l’évènement. En cas de refus signifié par l’Association CLUB MELCHIOR de prise en compte de la demande complémentaire, le CLIENT ne pourra en aucun cas prétendre à l’annulation ou à la résiliation du contrat initial ou à quelque indemnité que ce soit.

 

Article 4 : Annulation du contrat

4-1 Annulation du contrat par l’Association CLUB MELCHIOR

L’Association CLUB MELCHIOR se réserve le droit absolu de résilier unilatéralement tout contrat dont l’objet ou la cause s’avère incompatibles avec la destination des lieux, ou encore, est contraire aux bonnes mœurs ou risque de troubler l’ordre public. L’Association se réserve le droit d’annuler le contrat pour survenance d’un cas fortuit ou de force majeure.

L’Association se réserve le droit absolu de résilier unilatéralement le contrat en l’absence de règlement par le client de tout ou partie des arrhes stipulés à l’article « Réservation », sans préjudice du droit de l’Association de rechercher par toutes les voies de droit le paiement des sommes échues ou à échoir ainsi que l’indemnité du préjudice subi.

4-2 Annulation du contrat par le CLIENT

Toute annulation de la prestation par le CLIENT doit être effectuée par écrit et entraine l’application des conditions d’annulation suivantes :

- dans un délai maximum de HUIT (8) semaines avant la date retenue, n’entraînera aucune facturation et la restitution de l’acompte versé.

- de 8 semaines à 1 semaine avant la date de l’événement, 50% du montant de la prestation sera facturé au CLIENT.

- moins de 1 semaine ouvrée avant la date de l’événement, 100% du montant de la prestation sera facturé au CLIENT.

Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit à l’Association. Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale et donne lieu à l’application des conditions d’annulation ci-dessus.
L’association se réserve en outre de répercuter au CLIENT les frais engagés auprès de fournisseurs et/ou prestataires pour les besoins de l’évènement objet de la demande d’annulation, ainsi que les éventuelles pénalités qui seraient appliquées par ces derniers du fait de l’annulation.

 

Article 5 : Réservation

Lors d’une première demande de la part du CLIENT, l’Association CLUB MELCHIOR propose de poser une option. L’option n’engage ni le CLIENT, ni l’Association. La date de la levée de l’option est fixée par l’Association. L’option ne devient réservation qu’après réception par l’Association : du devis dûment daté et signé par le CLIENT, revêtu du cachet du CLIENT et de la mention « bon pour accord », des conditions générales de prestations de services dûment paraphées, ainsi que du versement d’arrhes correspondant à 30% du montant total estimé.
La confirmation de réservation du client implique son adhésion sans réserve aux présentes conditions générales. 30 jours après une prestation, 70% du montant du devis total devra être acquitté.

 

Article 6 : Responsabilités

Le présent engagement de location a lieu aux charges et conditions suivantes que le CLIENT s’oblige à exécuter :

- tout événement de force majeure, tel que accident, intempérie, situation sanitaire, etc… ne peut engager notre responsabilité sur votre prestation. 

- nous ne pourrons gérer la consommation d’alcool de vos invités majeurs et surtout mineurs. Les mineurs étant sous la responsabilité de leurs parents. Nous dégageons toute responsabilité en cas de non-respect de ces interdits.

- le CLIENT s’engage, en son nom propre et au nom et pour le compte de ses collaborateurs ou invités, à ne pas fumer à l’intérieur des espaces et à ne pas introduire d’alcool dans les locaux ?

- de prendre les lieux et objets mobiliers loués dans l’état où ils se trouveront le jour de son entrée en jouissance, de conserver les lieux et objets mobiliers loués ainsi que les agencements pour les rendre en fin de location dans l’état où il les aura reçus, sans aucune dégradation, ni détérioration ;

– d’user des lieux loués en bon père de famille, conformément à la législation française et à l’ordre public et d’une manière générale satisfaire aux obligations définies aux articles 1728 à 1735 du code civil ;

– de n’implanter dans les lieux mis à sa disposition aucun matériel sans l’accord préalable de l’Association CLUB MELCHIOR ;

– de n’inviter aucune personne dont le comportement serait susceptible de porter préjudice au bon déroulement de la manifestation pour laquelle les locaux auront été loués ou de troubler l’ordre public, l’Association CLUB MELCHIOR se réservant, le cas échéant, le droit d’intervenir si nécessaire ;

– de veiller à ce que les participants respectent l’ensemble des consignes et règlements applicables dans les locaux à usage collectif tels que, notamment, ne pas porter atteinte à la sécurité des biens et des personnes ;

– de faire son affaire personnelle de la relation avec les prestataires (musiciens, animateurs, …) missionnés par lui pour intervenir dans le cours de la manifestation dont il assume l’entière responsabilité pour le bon déroulement en sa qualité d’organisateur et dont il assume la charge des repas ;

– de ne plus mettre de musique en extérieur après 23h et de fermer les portes donnant sur l’extérieur afin de respecter la tranquillité des voisins. La musique lounge diffusée par une enceinte ou les petits groupes de musique sont autorisés en extérieur jusqu’à 23h ;

– si vous souhaitez un feu d’artifice, l’horaire de tir maximal est 22h45 et devra être déclaré en la Mairie de Charly et à la caserne des pompiers 213 Chemin des Rivières, 69390 Vernaison, 04 78 46 04 32.

 

Article 7 : Prix

Les tarifs sont exprimés dans la monnaie du pays où doit se dérouler la prestation, soit en EUROS. Les tarifs confirmés sur le devis sont fermes pendant 1 mois à compter de la date d’envoi du devis au CLIENT. Passé ce délai, ils sont susceptibles d’être modifiés en fonctions des conditions économiques.
Les tarifs applicables sont alors ceux en vigueur le jour de la réalisation de la prestation. Les tarifs pourront être modifiés en cas de changement législatif et /ou réglementaire susceptibles d’entrainer des variations de prix tels que : modifications du taux de TVA applicables, instauration de nouvelles taxes, etc.

Le prix des prestations de services de l’Association CLUB MELCHIOR est établi en fonction du nombre des participants, de la durée de l’évènement et des services associés tels que service de restauration ou toute autre prestation complémentaire sollicitée par le CLIENT, telle que location de mobilier spécifique ou additionnel pour les besoins de l’évènement. Pour tout évènement incluant un service de restauration, l’Association se réserve le droit de réviser le prix des prestations en cas d’augmentation du nombre de participants par rapport à celui défini dans le devis.

 

Article 8 : Conditions de règlement

8-1 Délais de règlement

Le versement d’un acompte correspondant à 30% du prix TTC est exigé lors de la validation du devis, ainsi que le versement du dépôt de garantie visé dans le devis. Sauf convention contraire mentionnée dans le devis, le solde du prix des prestations de service est payable par le CLIENT à réception de la facture correspondante, au siège social de l’Association CLUB MELCHIOR (275 Rue de l'Eglise – 69390 CHARLY).

Nos factures sont payables à 30 jours selon la date de l’émission de celles-ci. Toute réclamation devra être faite dans un délai de 8 jours à compter de la date de la facture.

8-2 Pénalités de retard

Au cas où le paiement serait effectué après les 30 jours, date de facture, des pénalités pour retard de règlement seront dues. Elles représentent 3% du montant total par mois de retard. Tout mois entamé sera calculé au prorata. Tout incident de paiement rend immédiatement exigible la totalité des sommes dues. Les crédits engagés par les participants et non réglés au départ seront facturés à l’organisateur de la manifestation.

 

Article 9 : Obligations des parties

9-1 Occupation des lieux

L’événement doit être conforme à celui défini dans le devis. L’Association CLUB MELCHIOR se réserve le droit d’interdire ou de faire interdire, sans indemnité pour le CLIENT, tout changement apporté à la définition agréée dans le devis, dans le cas où un tel changement n’aurait pas un caractère licite ou serait de nature à porter atteinte au nom, à l’image de marque ou à la notoriété de l’Association CLUB MELCHIOR.

La durée de l’événement doit être conforme à la plage horaire visée sur le devis. Sauf accord dérogatoire préalable de l’Association CLUB MELCHIOR, l’occupation et la libération des locaux devront intervenir conformément à la plage horaire convenue entre les parties.

9-2 Détérioration et décoration

Tous points de décoration, installations techniques, aménagement divers des salles de l’espace, devront être conformes aux règlements et aux normes de sécurité en vigueur et préalablement approuvés par écrit par l’Association CLUB MELCHIOR, étant précisé que l’approbation dont il s’agit est toujours exclusive de tout percement des murs, sols et revêtement par quelque moyen que ce soit, ainsi que toutes applications, collages, affichages, supposant l’utilisation d’un produit collant sur les murs, plafonds ou sols des locaux du lieu.

Toute détérioration, vol de matériel subis par l’Association et commis par les participants pendant une manifestation seront facturés au CLIENT organisateur de cette manifestation.
 

Article 10 : Assurance détérioration, casse, vol

L’Association CLUB MELCHIOR n’étant, en aucun cas, responsable des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier l’incendie ou le vol susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le CLIENT dans les locaux ou ses invités à l’occasion de la manifestation concernant la présente réservation, le CLIENT est responsable des dommages de toute nature causés par lui et/ou ses invités et s’engage en cas de dégradation des locaux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces locaux.

Le CLIENT s’oblige à contracter auprès d’une compagnie d’assurance solvable de son choix une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile en qualité d’organisateur de la manifestation et couvrant notamment les dommages causés aux locaux (tels qu’incendie,…), aux biens et aux personnes, de son fait ou du fait de ses invités.

Il en justifiera à l’Association CLUB MELCHIOR au moins huit (8) jours avant la date du début de la location par la remise d’une attestation certifiant la conclusion d’un tel contrat et le paiement de la prime correspondante. À défaut, l’Association CLUB MELCHIOR pourra interdire l’accès de ses espaces au CLIENT, les sommes déjà versées lui restant acquises à titre de clause pénale.

Les risques de casse, de dégradation ou de disparition de notre matériel ne pouvant être couverts par des assurances, restent, effectivement, à la charge de nos CLIENTS. Il en sera de même pour tous les objets laissés en dépôt ou confiés à quelque titre que ce soit à l’Association CLUB MELCHIOR.

 

Article 11 : Sécurité

Le CLIENT s’engage à respecter et à faire respecter par les participants, les prescriptions législatives et réglementaires sur la sécurité contre l’incendie, notamment à ne pas gêner l’accès aux services de secours et le bon fonctionnement des dispositifs incendie. Le Client s’engage à respecter les capacités d’accueil qui sont indiquées par l’Association CLUB MELCHIOR et à ne pas dépasser les effectifs maximum autorisés ; le CLIENT sera seul responsable des conséquences résultant d’un dépassement de capacité, sans préjudice pour l’Association CLUB MELCHIOR du droit de faire évacuer les locaux par tous moyens.

 

Article 12 : Droits d’auteur

Pour toute manifestation avec orchestre, ou spectacle, une déclaration doit être faite par les soins du Client à la SACEM.

 

Article 13 : Restauration

L’Association CLUB MELCHIOR pourra faire appel à quelques traiteurs sélectionnés pour leur sérieux et la qualité de leur prestation culinaire. Pour chaque prestation, un nombre précis de repas devra être donné, par écrit, par mail, au plus tard 6 jours ouvrés avant la prestation. Ce nombre sera retenu comme base de facturation.
Les repas commandés mais non consommés seront facturés. Si le nombre de repas est supérieur à celui prévu, c’est le nombre de repas réellement servis qui sera facturé. Il est ici précisé que la restauration ou la boisson non consommée dans le cadre d’un forfait ne peut donner lieu à minoration du prix.

 

Article 14 : Communication

En acceptant les présentes conditions générales de vente et sauf interdiction expresse écrite de la part du CLIENT, ce dernier autorise l’Association CLUB MELCHIOR, dans le cadre de sa politique de développement commercial, à mentionner ses réalisations pour le CLIENT, à citer le nom dudit CLIENT et à apposer le logo du CLIENT sur ses documents de communication externe et de publicité (site internet, réseaux sociaux, plaquette, etc.) et lors de ses actions de démarchage et de prospection commerciale.

 

ARTICLE 15 – Confidentialité

L’Association CLUB MELCHIOR reconnait la nécessaire confidentialité attachée aux informations se rapportant au CLIENT ou à son activité, dont elle pourrait avoir connaissance à l’occasion des Prestations de Services et à prendre toute disposition pour faire assurer le respect de cette obligation par son personnel. L’Association décline cependant toute responsabilité en cas de divulgation ou de dissémination d’informations auprès de tiers qui serait du fait volontaire ou involontaire du CLIENT (notamment à l’occasion de notes ou documents papier ou autres oubliés dans les locaux).

 

Article 16 : Reportage photographique

Le client est prié d’informer au préalable l’Association de la présence éventuelle d’un photographe et fait son affaire personnelle de l’obtention de toutes les autorisations qui s’avéreraient nécessaires.

 

Article 17 : Transport

Il est précisé que l’Association n’assure aucune prestation liée au transport des participants sauf avenant au contrat.

 

Article 18 : Clause attributive de compétence

Pour toutes les contestations relatives à l’exécution du contrat ou à l’application et interprétation des présentes conditions générales de ventes, seul sera compétent le Tribunal de commerce ou civil de Lyon.

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